הטפסים אשר מיועדים לחתימה מרחוק מועלים באמצעותכם למערכת מאובטחת, קישור למסמך יישלח ללקוח שלכם בהודעה אלקטרונית או ב SMS – . כאשר הלקוח שלכם יקבל את ההודעה ששלחתם אליו, יתווסף אליה קישור אשר יביא את החותם אל האתר ויציג בפניו את הטופס המאובטח. הלקוח יחתום במקום אשר מסומן באמצעות המערכת – במחשב על ידי העכבר ובטלפון נייד על ידי האצבע שלו – ותיכף בתום ההיתר שלו, המסמך יהיה מוכן לשימוש שלכם במערכת תוך כדי שהינו נותר בארכיון המסמכים החתומים. באפשרות מערכת החיפוש המפותחת לאחזר כל טופס שנחתם ואף הינו יהיה מורכב מן כל אמצעי האבטחה ומניעת ההתכחשות לחתימה, באופן כזה שאפשר יהיה בכל זמן להציגם בפני כל גורם מוסמך. הלקוח החותם מקבל לאלתר בתום החתימה שלו את ההעתק שלו החתום של המסמך שחתם בדואר אלקטרוני.
יש בנמצא ארבעה כלי אימות לזיהוי חותם הטופס –
- צילום וידאו קצר אותו יערוך החותם על המסמך, על ידי המערכת, כאשר יידרש להגיד טקסט בהתאם לדרישת מחתים הטופס, על מנת לאשרר את החתימה שלו.
- קוד סודי, אשר ישלח לחותם לחוד וידוע רק לו– המסמך ייפתח לחתימה רק בהקשת הקוד הסודי.
- העברת צילום תעודת הזהות של החותם.
- רישום מועד הנפקת תעודת הזהות של החותם.
הודות חתימות מרחוק –
מילוי טפסים מלווה במלאכה סיזיפית, הדורשת מכם הדפסה של המסמך שזה עתה קיבלתם, למלא אותו בכתב יד, לסרוק באמצעות סורק, לחתום ידנית ולשלוח אותו שוב לשולח בהודעה לדואר האלקטרוני או בפקס. כאשר קיימת טעות במילוי, יש לשוב על כל הפרוצדורה פעם נוספת.
בעולם הדיגיטלי המתקדם של המציאות העכשווית, אופן העבודה הזאת כלל לא רלוונטית יותר. המון בתי עסק אימצו לחיקם מודל מתקדם של שליחת מסמכים וטפסים דיגיטליים לחתימה ומילוי פרטים אונליין. כיום אפשר לשלוח כל מיני טפסים לחתימה ואפשר אף לעשות שימוש במסמכים אירגוניים בהתאמה פרטית. עסקינן הודות כל סוגי המסמכים שהנכם רוצים לשלוח ללקוחות, ספקים, שותפים עסקיים, עובדים, וכיוצא בזאת. המסמכים יישלחו כקישור מכל מכשיר שמחובר לאינטרנט: מכשיר סלולרי, מחשב, טאבלט, ומקבל המסמך עשוי לחתום מרחוק על המסמך על ידי האצבע שלו על גבי מסך הנייד או עם עכבר במחשב ,למלא את השדות ולהחזירו לשולח תוך מספר רגעים, אל מולו, השולח מקבל את המסמך החתום לאלתר עם ביצוע החתימה.
מה הם המעלות הרבים בהעברת הטפסים לדיגיטל בחתימה מרחוק?
קודם כל, עובדה זו מקצרת ומייעלת תהליכים. במקום להדפיס את הטופס, למלא, לסרוק, לחתום, לשלוח את המסמך וכיוצא בזה, המסמך מתקבל בטלפון הסלולרי, יש לחתום עליו ולמלא נתונים דרך הטלפון ומשיבים בלי השהיה. זאת ועוד, העברת המסמכים לחתימה מרחוק בדיגיטל חוסכת באופן ניכר בהוצאות של הדפסה: ניירת, דיו, חשמל, וכוח אדם ייעודי לטיפול בטפסים. היא מייתרת את הדרישה של מדפסת וסורק. עוד מעלה הינה של שמירת ואבטחת המידע. המסמכים שמילאתם נשמרים ולא קיימת סכנה שייאבדו, כמו במקרה של נייר מודפס. האינפורמציה מאובטחת ומגובה ברשת.